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【英語】ビジネスメールの書き方を例文も交えて解説

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-作り方・覚え方, 文法

こんにちは。ノックです!

英語学習をしている人にとってやがてやってくる英語でのメール作成。留学の申請や、大学のリサーチ、そして就職活動など幅広い場面で必要になってきます。

特に、ビジネスシーンで使うために英語の勉強を頑張っている方にとっては丁寧なメール構文をマスターするのは必須。相手先への印象ビジネスチャンス直結するからです。

ということで今日は題して「英語でメールを書く!ビジネスメールの書き出しは?例文も交えて解説」ということで、タイトルの通りビジネスシーンで使える公式的なメール全体の構文を、例文付きで解説していきます!

英語メールの基本は「丁寧な言葉を使う」

ビジネスシーンでやりとりされるようなメールは、日本と同様相手には最高度の敬意を示し、もっとも「堅い」言葉を使いながら誠意丁寧さ信頼の感じられる本文を作るのが一般的です。

ですので、以下のように日常会話でやり取りされているようなカジュアルな言葉を使い続けるのはご法度です。

  • I think ...(thinkという言葉は曖昧。主観的な文章は入れない)
  • I can tell you that...(canはなるべくcould など丁寧な表現に代用する)
  • Can you ...?(これもCan you please~など丁寧な表現を選ぶべき)

この他にも色々ありますが、それぞれ文章を作るにあたってしっかりと丁寧で客観的な文章になっているか、信頼の感じられる堅い文章を作れているかなどをチェックします。

× – Thanks for emailing me on 15th February
– Thank you for your email dated 15th February

× – Sorry, I don't think I can go
– I am afraid I will not be able to attend

× – Can you…?
– I was wondering if you could…?

このように、再度見直して丁寧な言葉に書き換えます。つまり、ビジネスメールの作成には、高度な英語レベルが要求されるということです。

英語メールの書き出し・締めには一定の規則がある

メールの構成というのは日本語も英語も同じで、

  • 件名
  • 本文(宛名、要件、送り主の署名)

という風に分かれています。

英語のメール書き出し文や構文には、日本語と同様ある一定の規則があり、それにあてはめて作ればある程度の形は出来上がります。

どのように書けばいいのかを解説していきます。

件名(メールのタイトル)

件名は、以下の赤いボックスの中に入る文字列です。

件名は、基本的にそのメール本文の内容を一言に包括したものを付けます。

件名欄の長さは1行ですので、1行で書き表せる程度に要約します

ですので、メール内容の要点だけを入れ、シンプルかつ分かりやすく作っていきます。

  • Schedule Confirmation for December 15th(12月15日のスケジュールの確認)
  • Application form for PDA position(PDAポジションへの申請)
  • Account details(アカウント情報の詳細)
  • Thank you for your inquiry(お問い合わせありがとうございます)
  • Information(インフォメーション)

というような具合に付けます。

宛名(送信先の名前)

宛名は、こちらの赤いボックスの中に入る文字列です。

メール本文の一番頭につける部分ですね。

日本語ですと、「ノック 様」という風に表示される部分です。

通常、ビジネスシーンで使われる宛名の定型として一番頻度の高いものは「Dear(親愛なる○○様へ)」です。

Dear Mr. 男性, ~様(男性に対して)
Dear Mr. Daniel, ダニエル様
Dear Ms. 女性, ~様(女性に対して)
Dear Ms. Lee, リー様
Dear Customer Service, カスタマーサービス御中
Dear Information center, インフォメーションセンター御中

どの書き出しにも最後にカンマ)が付いています。ネイティブでも忘れる場合はありますが、きっちりとしたビジネスメールを書きたいなら、忘れないようにしたほうが丁寧です。

ちなみに女性に対しての呼び名ですが、

  • Ms.(既婚者・未婚者)
  • Miss.(未婚者)
  • Mrs.(既婚者)

と3種類ありますので上手く使い分けましょう。特別なケースでない限り、「Ms.」を付けるのが無難です。

また、相手先から来るメールには

  • 宛名が書かれていない時
  • Hi, ○○ という形で来る時
  • To ○○という形で来る時

など、様々なケースがあります。

このように、色々と使い分けることができますが、あまり英語でのメールを送り慣れていない場合は無難に「Dear」を使うのがいいでしょう。

また、何か質問・要件があるけれど、部署や担当者の名前が分からないときは

  • To whom it may concern,
    関係者様

と送ります。

要件(本文)

ここでやっと本文に入ります。ここからは、特に決まった構成などはなく、要件(自分が聞きたいこと、言いたいこと)などをつらつらと書いていきます。

メール文の中身でいうと、緑で囲った部分ですね。

本文の長さとしては、要件を全て取り込んで書くのでおおよそ3行から~となると思います。

メールの件名よりもメール本文が短くなってしまうのは、バランスが悪くなってしまうので避けた方がいいです。

本文の中でも、使えるフレーズを以下にまとめてみました。

自己紹介

  • My name is ~(私の名前は~です。)

これは英語を学び始める初心者が習うようなごく初級のフレーズなので簡単ですね。

初めてメールを送る相手には必ず自分の正体を名乗ってください

以上のような形で使います。

お礼を伝える

  • Thank you very much for ~(~ありがとうございました。)
  • I appreciate ~(~誠に感謝いたします。)

お礼を伝える時は、「Thank you」だけでも不十分な感じがしますので、「very much」までつけるか、「I appreciate」を使ってフォーマルにして下さい。

詫びる

  • I appologize ~(~して申し訳ございません。)
  • Please excuse me ~(~して申し訳ございません。)
  • Sorry for ~(~して申し訳ございません。)

Sorry for」は単体で使うと若干カジュアルなイメージですが、使うタイミングによってはフォーマルに聞こえます。英語メールに慣れていないうちは、「I apologize」を多用するのがいいと思います。

聞く

  • I would like to know~(~が知りたいです)
  • The purpose of this e-mail is to ask~(このメールの目的は~を聞くためです)

聞きたい要件がある時は、何が聞きたいのか相手に明白に分かるように記述することを心掛けましょう。そうでないと、聞き返しのメールのやりとりが重なるうちに、訳が分からなくなってしまいます。

  • The reason why…
  • The purpose of this email...

という表現を使って、質問が相手の目につくようにするのも一つの方法です。

結果を伝える

  • We are happy (pleased) to inform you that~(いいニュースを伝える)
  • We regret (are sorry) to inform you that~(悪いニュースを伝える)

ビジネスメールでは、内容を簡潔に相手に伝えることが重要です。

結果に直結するこの表現は、非常に便利です。

お願いする

  • I was wondering if you could….?(恐縮ですが、~して下さいませんか。)
  • Do you mind ~?(~して下さいませんか。)
  • Could you please ~?(~して下さいますか。)

様々な表現がありますが、上記にあげたものが一般的です。

また、「~して下さい」は

  • Please ~

ストレートに表現される場合があります。

「Please ~」という表現は、支払期限を守らなかった、など相手に非がある場合によく使われる表現ですので使い方によっては、威圧感を感じさせてしまうので気を付けましょう。

本文の締めくくり

このような「いつでも連絡して下さい。」「返事を待っています。」という相手からのフィードバックをかりたてるような表現は英語圏では文末によく使用されます。

このような一言を付け足すことで、丁寧な印象がUPします。

送り主の署名

ここでは「送り主の署名」と書きましたが、英語ではメールの最後を送り主の名前とともに様々なフレーズで締めくくる特徴があります。

例えば、

―――――本文―――――

(1行空ける)

Best Regards,

(2行空ける)

David Rechard

――――――――――――

というような具合に

  • 一言
  • 名前

の順で締めくくります。

何かカッコイイですよね。

さて、この「一言」なのですが、Best Regards,だけではなく、様々な種類があります。

主にビジネスシーンで使われるものを挙げておきます。

  • Kind Regards,
  • Best Regards,
  • Regards,
  • Wish best,
  • Thanks,(Thank you,)
  • (Yours) Sincerely,

色々ありますが、慣れていない場合は「Regards」系を使うのが無難です。

目的別英語のメール例文3選

就職活動編

(件名)Job vacancy - Web designer

(本文)

To whom it may concern,

I saw your job posting on jobstrart.com regarding your web designer vacancy.

I would like to inquire whether this position is still available.

If so, I'd like to apply for the position. I will attach my cover letter and CV when I apply.

So please let me know.

Regards,

Dane Foo

――――――――――――――――――――

【日本語】

(件名)求人 - ウェブデザイナー

(本文)

関係者様

「ジョブスタート.com」で貴社が募集しているウェブデザイナーの案件を拝見しました。

こちらの求人は、まだ募集中でしょうか。

もしそうであれば、応募したいと思っております。その時に、カバーレターや履歴書のほう添付致します。

では、ご連絡お待ちしております。

(謹んで。)

デーン・フー

ポイント

こちらは就職活動のために書かれたメールですね。

「まだ求人の募集があるかどうか」のみを聞きたいので、内容は非常に簡潔なものとなっています。

短いながらも、メールの定型にかっちりと当て込むと、フォーマル感がでた文面になりますね。

質問編

(件名)Inquiry

(本文)

Dear Information center

Hello. My name is Jun Tanaka. I am interested in your exchange program for this summer.

Regarding to your program, I would like to ask you the following questions:

  • It was written that the standard English level would be - 50ibt @ TOEFL. Does it mean those who hasn't reached 50 ibt points are not qualified?
  • I am thinking about participating with few of my friends. Is it possible to ask you to set us in a same group for each activity?

I look forward to your reply.

Best regards,

Jun Tanaka

――――――――――――――――――――

【日本語】

(件名)お問い合わせ

(本文)

インフォメーションセンター御中

こんにちは。私は田中淳と申します。今年の夏に行われるエクスチェンジ・プログラムに興味があり、ご連絡させていただきました。

企画について、以下の質問をお聞きしたいと思います。

  • 基準となる英語レベルがトーフルで50ibtだと書かれておりましたが、50ibtに達していない人は応募基準に達していないという意味でしょうか?
  • 何名かの友達と一緒に参加しようと思っているのですが、各アクティビティにおいて同じグループに振り分けてもらうのは可能でしょうか。

ご返信お待ちしております。

(謹んで。)

田中淳

ポイント

日本語での問い合わせと同じように、聞きたいことが複数ある場合は、明白になるよう

・を使って箇条書きすることもしばしばあります。

この方法も上手く使って、分かりやすいメール作りをマスターしましょう。

自社の商品紹介

(件名)Introducing our newest product

(本文)

Dear Ms. Maria

We are extremely pleased to present to you our newest model, ○○○○. We are sure you will receive it extremely well.

In the brochure we have attached, please find included all the details of ○○○○. We look forward to receiving your feedback.

Regards,

Product Promotion Team

――――――――――――――――――――

【日本語】

(件名)新商品のご紹介

(本文)

親愛なるマリア様

この度は、こうして私達の新商品である○○○○のご紹介をさせていただけますことを大変嬉しく思っております。お客様には、この商品が気に入って頂けることは間違いないと思います。

カタログを添付しましたので、○○○○に関しての詳細を参照下さい。お客様からのフィードバックを楽しみにお待ちしております。

(謹んで。)

商品プロモーションチーム

ポイント

こちらは上の2件と違って、「買う」側ではなく「売る」側ですので言葉遣いは特に気を配られています。

ビジネスで英語を使うチャンスのある方は、このような文面も大変参考になりますので、しっかりチェックしておきましょう。

まとめ

いかがでしたか?今回は、英語でのビジネスメールを書く初心者に分かりやすいように、一番一般的なフレーズを使っての説明になりました。

しかし、日本語でもそうなように、メールで使われる「お堅い」ワードや定型文は大体決まっています。コツさえつかんでしまえば、ネイティブスピーカーと同じような立派なメールを書けるようになるはず。

ですので、根気強く英語の勉強を頑張りましょう!

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